Et pysty kehittämään mitään, ellet tiedä mitä olet kehittämässä. Tämä pätee kaikessa toiminnan kehittämisessä – myös siis ostojen tehostamisessa. Tässä neljä vinkkiä, joilla pääset hyvään vauhtiin kohti tehokkaampaa ostotoimintaa ja parempaa tulosta. Pidä mielessä, että ostoissa säästetyt eurot näkyvät suoraan ja lyhentämättömänä yrityksen tuloksessa.

1. Tiedä kuinka paljon käytät rahaa ostoihin

Ensimmäinen askel on ymmärtää kuinka paljon rahaa yrityksessä kuluu tuotteiden ja palveluiden hankintaan. Tämä vaihe on helpompi, mikäli tieto on saatavissa helposti toiminnanohjausjärjestelmästä. Muussa tapauksessa tiedot on kaivettavissa kirjanpitäjän avulla. Tämä tieto ja ostojen osuus liikevaihdosta saattaa pysäyttää, mutta auttaa ehdottomasti ymmärtämään kuinka tärkeästä asiasta on kyse.

2. Tunnista mihin käytät suurimman osan ostoeuroistasi

Kokonaisuuden selvittyä kannattaa pureutua syvemmälle ja selvittää miltä kokonaisuus näyttää, kun sen pilkkoo pienempiin osiin. Hyvin usein on niin, että pieni osa ostettavien tuotteiden ja palveluiden kokonaismäärästä kuluttaa suurimman osan ostoihin käytettävistä euroista. Tässä vaiheessa on hyvä pysähtyä miettimään onko ostoeurojen viisaaseen käyttöön panostettu riittävästi aikaa ja resursseja. Sen osuuden, mihin käytät suurimmat ostoeurosi, pitäisi saada myös suurimman osuuden ostojen kehittämisen työajastasi. Näiden tuotteiden ja palveluiden kohdalla korostuu toimitusketjun ja markkinoiden tunteminen.

3. Tiedosta mitkä ostot kuluttavat suurimman osan ajastasi

Lähes poikkeuksetta ajankäyttö ja eurojen käyttö eivät seuraa toisiansa ostotoiminnassa. Usein asia on kääntynyt siten, että työaika kuluu suurimmaksi osaksi niiden tuotteiden ja palveluiden ostamiseen, jotka euromääräisesti ovat lähes merkityksettömiä, mutta silti toiminnan kannalta elintärkeitä. Näiden kohdalla kannattaa kysyä itseltä olisiko järkevämpää ostaa näitä harvemmin ja sopia toimittajan kanssa erilaisista järjestelyistä, jotka vapauttavat sinun aikaasi tuottavamman työn tekemiseen.

4. Tunne toimitusketju

Ole kartalla sitä mitä toimitusketjussasi tapahtuu niin tuotteiden kuin palveluidenkin kohdalla, joihin ostoeurosi kulutat. Myyjän täytyy tuntea omat kilpailijansa, asiakkaansa ja heidän kilpailijansa. Samoin ostajan täytyy tuntea oma kenttänsä omalta vastuualueeltaan. Oman yrityksen kilpailijoiden ja toimittajien kilpailijoiden tunteminen auttaa sinua ymmärtämään, mitä toimitusketjussasi tapahtuu. Toimitusketjun tunteminen auttaa sinua valmistautumaan hinta- ja sopimusneuvotteluihin siten, että saat parhaan mahdollisen lopputuloksen neuvotteluista. Tämä auttaa sinua toivottavasti saamaan kustannussäästöjä, ja parempaa tulosta koko yritykselle. Ainakin tiedät maksavasi oikean hinnan ja, että sopimanne ehdot ovat reilut.

Yhteenveto

Tiedä mihin ostoeurosi käytät. Suunnittele oikeanlainen ajankäyttö. Tunne toimitusketjusi. Valmistaudu neuvotteluihin toimittajan kanssa huolella. Nämä ovat sinun tärkeimmät neuvottelusi ostajana. On sinun tehtäväsi varmistaa, että tekemäsi sopimukset ovat yrityksen parhaaksi, etkä maksa turhaan esimerkiksi ylimääräisistä väliportaista tai vaivihkaa kohonneista sopimushinnoista.