Asiakkailta tulevaa rahavirtaa seurataan yleensä hyvinkin tarkasti. Miltä asiakkailta liikevaihto tulee, entä mitkä asiakkaat tuovat yritykseen parhaan katteen. Yrityksissä on itsestään selvää että näitä pitää seurata tarkasti. Sopii miettiä miksi sitten usein jää paljon vähemmälle huomiolle se, mihin ostoeurot valuvat. ”Liikevaihdolla ei palkkoja makseta” pitäisi pitää mielessä, ja paneutua huolella siihen että ostot on viilattu hyvään kuntoon. Ostajan pitää muistaa oma fokus! Tässä kuvattuna lyhyesti kuinka pääsee vauhtiin ostojen kokonaiskuvan luomisessa, ja askelmerkkien asettamisessa ostojen tehostamiseen.

Selvitä kokonaisuus

Listaa kaikki ostosi viimeisen vuoden ajalta. Eli kaikki laskut vuoden ajalta Exceliin otsikoituna siten että saat haluamasi tiedot esille. Excelissä saat helposti järjestettyä tiedot siten että näet toimittajittain, tuoteryhmittäin tai esimerkiksi tuotteittain, että mihin eurot ovat kadonneet. Kun lähestyy kokonaisuutta laskujen kautta, saa mukaan myös sellaisia toimittajia joita ei toiminnanohjausjärjestelmään yleensä ostoina kirjata. Esimerkkinä tällaisista voisi olla vaikka kirjanpito, rahdit, puhelinkulut, ja muuta palvelut.

Pilko kokonaisuus osiin

Tiedot kannattaa jakaa kulutettujen eurojen mukaan suuruusjärjestykseen, ja ryhmitellä nämä esimerkiksi kolmeen ryhmään. Tämä Pareto analyysi auttaa sinua jakamaan kokonaisuuden pienempiin palasiin. Analyysin antamaa tietoa pystyy käyttämään myös paljon muuhunkin kuin säästökohteiden etsimiseen. Tieto on arvokasta kun lähdetään esimerkiksi tehostamaan omaan ajankäyttöä, tai jos olet saanut tehtäväksi alentaa varastonarvoja.

Tee toimintasuunnitelma

Koko kakkua ei pysty (eikä kannata) syödä kerralla vaikka se hyvää olisikin. Kaikkea ei myöskään pysty muuttamaan kerralla. On tärkeää miettiä löytyykö ostoista helppoja säästökohteita, jotka on a) helppo kilpailuttaa, b) joiden muutokset eivät vaadi suuria testauksia, c) panos/tuotto suhde on arvioitu riittävän hyväksi. On selvää että aikaa ja rahaa ei kannata käyttää paljon jos säästöpotentiaali on liian pieni. Ensin pitää kotiuttaa ns. helpot säästöt.

Täytyy olla myös pitkän tähtäimen suunnitelma kuinka ostotoimintaa pystyy tehostamaan. Kaikista tärkeintä on kuitenkin varmistaa että suurimmat ostoeurojen kuluttajat on hoidettu mahdollisimman tehokkaasti. Joskus toimittajavaihdoksia pitää mahdollisesti tehdä myös niissä kriittisimmissä materiaaleissa että pysytään kilpailukykyisenä. Kannattamaton liiketoiminta ei vain kannata jos ei se kannata – jotain pitää silloin tehdä, ja yleensä monella suunnalla.

Täytyy olla kirkkaana mielessä että kaiken pohjana toimii tietenkin se, että laatu ja toimitusvarmuus täytyy olla toimittajilla kunnossa. Vaikka tuotteet saisi ilmaiseksi, mutta ne ovat huonoa laatua, tai eivät tule koskaan ajallaan paikalle, ei niillä tee yhtään mitään. Sellainen toimittajasuhde ei ole elinkelpoinen pitkällä tähtäimellä.

Yhteenveto

Ostajan fokus! Ostojen kokonaisuus. Pilkkomalla palasiin keskityt oikeisiin asioihin. Koko kakku on liikaa – pala kakkua on pala kakkua. Perusasiat kunnossa.